周口职业技术学院学生档案管理办法

根据国务院办公厅《关于进一步做好高校毕业生等青年就业创业工作的通知》（国办发〔2022〕13 号）和《河南省大中专毕业生档案管理办法》（教学〔2023〕45 号）等相关文件要求，为进一步提高我校学生档案管理水平，结合学校实际，特制定本办法。

第一章 总则

第一条 为适应新形势下大中专毕业生档案管理工作要求，加强毕业生档案工作科学化、制度化、规范化管理，提高档案工作服务能力和水平，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《普通高等学校学生管理规定》《干部人事档案工作条例》《河南省大中专毕业生档案管理办法》等有关法律法规，特制定本办法。

第二条 学生档案是毕业生档案的重要基础，也是人事档案形成的前提。学生档案是学生在校期间形成的，反映学生政治思想、品德作风、学习经历、学业表现、综合素质以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料，是学校教育培养、管理监督、考察评鉴学生的重要信息资源，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。

第三条 学校是学生档案工作的责任主体，必须认真贯彻国家有关法律法规和党的组织人事等工作的政策、规定，档案材料的收集归档要坚持实事求是原则，加强规范管理，确保学生档案的完整、准确、系统、安全。收集归档工作受国家有关法律法规的保护和监督。

第四条 学生档案工作必须坚持以马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观、习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，坚持依法依规、科学管理、改革创新，服务广大青年学生，服务新时代中国特色社会主义伟大事业。

第二章 机构设置与条件保障

第五条 学生档案工作坚持统一领导、分级管理的原则。学校建立校长领导、分管校领导负责、学生处档案室集中管理、各二级院（部）共同配合的学生档案工作机制，并在机构、人员、场所、装备、经费等方面给予充分保障。

第六条 学校学生处档案室配备专职工作人员，对学生档案进行集中管理。学校学生档案工作人员应政治坚定、坚持原则、忠于职守、爱岗敬业，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第七条 学生处档案室负责组织实施学生档案的日常管理工作，其主要职责为:

（一）新生档案的接收，并配合有关部门做好新生资格审查工作；毕业生档案材料的收集、审核、归档和转递工作；学籍变动学生档案的调整和处理；档案信息化建设等日常管理工作。在校生档案的建立、整理、保管由各二级院（部）负责；

（二）负责符合规定的学生档案查（借）阅工作;

（三）遵守保密制度，不得擅自将档案带出档案室，不得向外人透漏档案内容，确保档案室安全。

（四）配合有关方面调查涉及学生档案的违规违纪违法行为;

（五）积极开展科研工作，逐步实现档案管理科学化和现代化。

（六）办理其他有关学生档案事项。

第八条 各二级院（部）应积极配合学生处档案室工作，共同促进学生档案工作有机衔接、协同推进。

第九条 学校应当按照预防为主、防治结合的要求，建立和维护科学合理的学生档案存放秩序，按照有关标准要求建设学生档案专用库房，并加强库房安全管理和技术防护。库房内应当配置监视监控安防系统、消防系统、温湿度监测调控系统等，做好防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护工作。按照功能区分原则，档案库房、阅档场所、整理场所、办公场所应当分开。各二级院（部）也应当设置专用房间保管学生档案。

学校应当对所存学生档案的保管情况定期检查，消除安全隐患，发现问题及时上报、处理，切实做好学生档案保护工作，确保学生档案的完整与安全。

第十条 学校应当设立专项经费，为学生档案管理现代化、信息化配备所需的设备设施等。同时，随着学生档案管理规范化和现代化水平提高，学校应加大经费投入力度，以促进学生档案管理工作的发展。

第三章 档案材料收集范围

第十一条 学生档案材料必须是办理完毕的正式材料，所有材料应完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，确保档案材料不错装、漏装，并按学校学生处规定的时间以二级院(部)为单位移交学生处档案室归档。档案移交情况登记表由各二级院（部）负责人签字并加盖学院公章，一并提交学生处档案室工作人员，清点无误后，办理交接登记手续。

（一）个人档案应包含以下材料：

1.入学档案

一般应包括前置学历学生档案材料、加盖录取高校公章的考生电子档案信息纸质材料；

（1）高中/中专/职高阶段学籍档案：包含毕业生登记表和学籍表(或者二合一)，应涵盖学生个人基本情况、本人学习经历、家庭关系、在校表现评语、学校同意毕业或情况属实的签字并加盖公章以及在校成绩单；

（2）考生档案：包含考生报名登记表、志愿表和体检表；

2.大专阶段档案

（1）周口职业技术学院学生学籍登记表

① 包括各学习阶段主修、选修、辅修的各科类课程和教育教学各环节成绩登记表、学生实习总结等材料；

② 包括各学习阶段学籍登记材料，以及保留入学资格、休学复学、转学转专业、退学等学籍异动材料；

（2）周口职业技术学院新生入学登记表

（3）周口职业技术学院学生军训鉴定表

（4）新生入学体检表

（5）高等学院毕业生登记表

（6）周口职业技术学院学生奖学金登记表

（7）周口职业技术学院学生在校期间奖励、表彰以及惩处决定

（8）周口职业技术学院学生学年鉴定表（一式三份）

（9）毕业生体检表

（10）实习鉴定报告册；

（11）其他可供组织参考的有保存价值的材料，例如学生在校期间奖励或处分材料、服役材料；

 ① 学生在校期间获得各级表彰奖励的材料（包括获得校级及以上三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀团干部、优秀毕业生等荣誉称号的盖章的登记表；各类奖学金登记表及其他荣誉表彰证明材料）；

② 处分材料包含学生在校期间违反校规校纪、触犯国家法律法规等形成的校级及以上处理、处分材料及解除处分材料；

③ 对于在校期间应征入伍服兵役的学生，需将学生的退役证复印件装入档案（注意：录取我校之前就入伍的学生不需要装入此项材料）。

五年一贯制大专档案主要包含：中招考生报名登记表、新生入学登记表、入校体检表、毕业生登记表、五年制学籍表、奖学金登记表、在校期间奖励表彰以及惩处决定表、最后两年学年鉴定表、毕业生体检表。

第四章 日常管理

第十二条 学生档案日常管理主要包括档案的建立、接收、保管、转递、统计和保密，档案材料的收集、审核、整理和归档，以及档案信息化建设等。

第十三条 学生入学时，学生处档案室应当组织有关部门和各二级院（部）对新生档案进行认真审核，在审查中发现弄虚作假，或者有其他违反国家招生考试规定情形的，学校根据有关规定，取消其入学资格；发现档案材料不齐全、不规范的，根据材料内容和性质的不同，分别采取补充收集、原件复制、完善手续等方式进行补充和规范。应当在学生入学后3个月内完成审核归档。

第十四条 学生在校期间，学生处档案室、各二级院（部）应当按照各自职责，共同做好学生档案内容建设。学生处档案室应当建立联系制度，主动收集学生档案材料。对于应当归档的材料，经整理合格后按类别归档，并予以登记，登记内容主要包括接收材料名称、接收时间、移送人、接收人等。

各二级院（部）应当按照有关规定审核并规范制作学生档案材料，在材料形成后1个月内，由学生处档案室组织相关人员对各二级院（部）学生档案材料进行督查；对于不符合归档要求的材料，应按照学生处档案室的要求重新制作，补办手续，为学生毕业时具备完整、准确的毕业生档案打好基础。

第十五条 归档材料必须是办理完毕的正式材料，材料应对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备，由各二级院（部）按规定加盖公章或个人署名，并注明形成材料的时间。归档材料应当是原件，特殊情况存入复印件的，必须注明复制时间，并加盖各二级院（部）部门公章。

第十六条 各二级院（部）发现学生档案丢失或者损毁的，应当立即报告学生处档案室，并全力查找或者补救。确实无法找到或者补救的，经报学生处批准，由学生处档案室协调有关部门（单位）重新建立档案或者补充必要证明材料。

第十七条 学校应当加强学生档案的信息化建设，按照国家有关要求或相关技术标准，把学生纸质档案转化形成数字档案，并保证数字档案的真实性、完整性、可用性、安全性，确保与纸质档案一致。学生数字档案在利用、转递和保密等方面按照纸质档案相关要求管理。

第五章 档案查（借）阅

第十八条 因工作需要，符合下列情形之一的，可以查（借）阅学生档案:

（一）新生复查、学籍异动、就业录用考察等;

（二）发展学生党员、党员教育、党员管理等;

（三）学生干部选拔、考核等;

（四）学生表彰奖励、评优评先等;

（五）学生违规违纪违法问题调查处理等;

（六）在日常管理中，熟悉了解学生，研究、发现和解决有

关问题等;

（七）其他因工作需要利用的事项。

第十九条 查（借）阅学生档案，必须遵守下列规定：

（一）凡到学生处档案室查阅学生档案的，学校有关部门须按照学校规定履行查阅手续后方可进行查阅；学校以外单位须持单位介绍信及有效身份证件，履行学校查阅手续后方可进行查阅。学生处档案室要根据规定和需要提供服务。

（二）学生档案一般不予外借，确因工作需要借阅的，借阅部门应当履行学校审批手续，并在规定时限内归还，归还时学生处档案室应当认真核对档案材料。

（三）查（借）阅学生档案者须对档案的安全、完整负责，要严格遵守保密制度和阅档规定，严禁圈划、涂改、折叠、污损、撤换、抽取、增添档案材料等，若出现此类问题按有关规定处理。

第六章 档案的转递

第二十条 根据国家毕业生就业工作的有关政策规定，到机关、国有企事业单位就业或定向招生就业的，档案转递至就业单位或定向单位；到非公单位就业的，档案转递至就业地或户籍地公共就业人才服务机构；暂未就业的，可按照毕业生本人申请，将其档案在学校保留两年或转递至户籍地公共就业人才服务机构，两年期满后毕业生未申请转递的，转递至户籍地公共就业人才服务机构。

第二十一条 档案材料的转递必须通过机要交通或派专人送取，原则上不准自带。已与邮政部门签署协议的高校，毕业生档案可采用“邮政 EMS 标准快递”形式转递。转递时档案材料要用统一的信封封装后，再装入专门制作有“高校学生档案专用”标志的统一封套，在封套表面认真填写寄出单位和寄往单位信息，并在封口处加盖寄出单位骑缝章。涉密学校、涉密专业和到涉密单位、机关、国有企事业单位就业的毕业生档案，应通过机要通信或派专人转递。

第二十二条 转出毕业生档案时学校要再次审核,对归档材料详细登记，严密包封，必须保证完整齐全,不得扣留材料或分批转出。

第七章 检查与奖惩

第二十三条 学校应加强对学生档案材料收集归档工作的检查，建立定期档案检查制度，及时发现、解决收集归档中的问题。

第二十四条 学校应将学生档案工作列为学校学生工作、档案工作目标考核内容，并建立考核制度，对表现突出的部门和人员给予表彰奖励。

第二十五条 有下列行为之一的，学校应对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依规给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任；造成财产损失或者其他损害的，依法承担民事责任：

（一）玩忽职守，造成学生档案丢失的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、复制、公布学生档案的；

（三）买卖或者非法转让学生档案的；

（四）篡改、损毁、伪造学生档案或者擅自销毁学生档案的；

（五）将学生档案出卖、赠送给他人的；

（六）不按规定归档或者不按期移交学生档案，被责令改正而拒不改正的；

（七）不按规定向有关部门（单位）提供利用学生档案的；

（八）明知存在学生档案安全隐患而不采取补救措施，造成学生档案损毁、灭失，或者存在学生档案安全隐患被责令限期整改而逾期未整改的；

（九）发生学生档案安全事故后，不采取抢救措施或者隐瞒不报、拒绝调查的；

（十）档案工作人员玩忽职守，造成学生档案损毁、灭失的。

第八章 附则

第二十六条 本办法适用于我校全日制在校学生档案管理。

第二十七条 本办法自印发之日起施行，由学生处负责解释。